Ser una persona ordenada: Con estos hábitos

¿Por que ser organizado?

Mantenerse organizado puede ser un verdadero desafío en la era tecnológica actual, en la que se ha vuelto casi imposible desconectarse. Por más difícil que sea organizarse y mantenerse organizado, es un componente crítico de la eficiencia y la productividad personal.

Mientras que ciertas personas parecen tener días tranquilos y sin esfuerzo, otras se apresuran a pasar sus días, semanas e incluso meses en un torbellino de caos de ojos nublados.

Si está interesado en mejorar sus habilidades organizativas, algunos de estos hábitos que ahorran tiempo, reducen la energía y mejoran la vida pueden ayudarle a llevar sus días con mayor fluidez.

Proteja su tiempo con fuerza

Una buena habilidad para administrar el tiempo es una ventaja cuando se trata de mantenerse organizado. Cuando organizas tu tiempo en cualquier escala, automáticamente creas orden.
«El tiempo es lo que más queremos, pero lo que más gastamos.»
William Penn dijo eso.

Es profundo y muy cierto. Hay muchas maneras de cortar tus horas de trabajo todos los días. 8 horas es mucho tiempo que puedes dedicar a demasiadas cosas que tienen poco o ningún valor para tu objetivo a largo plazo – reuniones de poco valor, reaccionar a correos electrónicos urgentes pero sin importancia, navegación social, responder a notificaciones, etc.
La gestión del tiempo funciona semanalmente cuando haces planes importantes y estableces eventos recurrentes.

Funciona sobre una base mensual cuando estás decidiendo dónde necesitas estar y cuándo. También funciona sobre una base anual cuando estás planeando qué eventos asistir, o cuándo empezar un nuevo hábito.
Un poco de organización puede ayudar mucho a aumentar la eficacia, a impulsar la productividad y a crear nuevos hábitos que fomenten la eficiencia que deseas.

Tener un lugar para todo – y ponerlo ahí

La gente altamente organizada se adhiere fuertemente a la filosofía de «un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar», lo que hace mucho más fácil mantenerse organizado. Son los habituales desclasificadores.

Decide dónde irán tus llaves y ponlas en el mismo lugar cada vez que entres por la puerta.
Guarda la ropa de verano en invierno para despejar tus armarios. Despeja tus cajones y deshazte de todo lo que no necesites para hacer espacio para las cosas que realmente necesitas y usas.

«Guarda sólo las cosas que te hablan al corazón. Luego dense el paso y desechen todo lo demás. Haciendo esto, puedes reajustar tu vida y embarcarte en un nuevo estilo de vida», recomienda Marie Kondō, autora de The Life-Changing Magic of Tidying Up: El Arte Japonés de la Declinación y la Organización.

«Le recomiendo que se deshaga de todo lo que no esté dentro de una de las tres categorías: actualmente en uso, necesario por un período de tiempo limitado, o que deba mantenerse indefinidamente», escribe en su libro.

Al deshacerse de, o almacenar, cosas que sólo se usan ocasionalmente (o cosas que nunca se usan pero de las que parece que no se pueden desprender), se crea una organización instantánea. Eso se debe a que sabes dónde están las cosas que realmente usas y eso hace que sea más fácil encontrarlas cuando las necesitas.

Hacer tiempo para las prioridades de alto valor

¿Cuáles son las prioridades en su vida? La gente organizada bloquea sus prioridades: relaciones, desarrollo personal, crecimiento profesional, objetivos financieros, hábitos saludables, etc. La lista de prioridades de cada uno es diferente, pero el mismo concepto puede ser usado para hacer tiempo para las cosas más importantes de tu vida.

Con un calendario impreso (en lugar del que tienes en el teléfono) puedes crear un horario con código de colores y bloqueado en el tiempo que mantiene a todos y a todo el mundo organizado.

Los bloques de tiempo también te ayudan a programar el tiempo de inactividad, los planes de cena y las tareas importantes de los clientes. ¿Necesitas superar una fecha límite? Programa en cinco horas de trabajo ininterrumpido. ¿Tienes un evento semanal repetido? Construye un bloque de tiempo en tu calendario. ¿Necesitas crear rutinas diarias?
Los bloques de tiempo pueden ayudarte a hacerlo.

Aprende a dividir tu día, semana o mes en bloques de tiempo valiosos para mejorar tu eficiencia personal, aumentar tu productividad y recuperarte de tu carga de trabajo.

Purga tu calendario para crear rutinas eficientes

Puede ser difícil hacer las cosas cuando sientes que tu horario se está apoderando de tu vida. Purgar tu agenda de vez en cuando (mensual o trimestralmente) te ahorra tiempo y te ayuda a alcanzar tus objetivos según lo planeado.

El objetivo de una purga de productividad es reducir las repeticiones innecesarias y mejorar sus rutinas de piloto automático. Es una oportunidad para analizar cada tarea o acción, e identificar los elementos que puedes mover, delegar, cortar, extender o incluso dejar de trabajar de inmediato si no te ayuda a acercarte a tus objetivos.

«La purga de productividad es una pieza necesaria de la jardinería de proyectos. Al hacer esto regularmente, te mantienes enfocado en lo que es importante. Tienes al menos un mes después de cada purga en el que se hace un trabajo serio en un pequeño número de proyectos», dice Cal Newport, autor de Digital Minimalism: Elegir una vida enfocada en un mundo ruidoso».

Puede parecer irrelevante y sin importancia reservar tiempo para hacer una pausa y purgar las tareas innecesarias de su rutina cuando se tiene mucho que hacer. Pero ese tiempo para analizar tu rutina, medir tus resultados y hacer ese importante cambio puede ser el nuevo comienzo que necesitas para hacer más.

Tener una rutina – incluso en las noches y los fines de semana

La forma en que pasas tus días es la forma en que pasas tu vida, por lo que es tan importante crear rutinas diarias. Una vida sin una rutina o estructura diaria positiva es mucho más agotadora mental, física y emocionalmente de lo que puedas imaginar.

Para sacar el máximo provecho de su día, desarrolle una rutina para cuando se despierte, para cuando empiece a trabajar, para cuando termine su día de trabajo, y para el final de la noche.
Ya sea que te despiertes 30 minutos antes que todos los demás miembros de tu familia, leas las noticias importantes todas las mañanas o hagas ejercicio a la misma hora después del trabajo, las rutinas proporcionan estabilidad y organización a cada día.

Las rutinas predeterminan su horario, permitiéndole usar su tiempo eficientemente. Proporcionan un sentido de estructura y familiaridad. Te despiertas con un sentido de propiedad, orden y organización de tu vida.

Configura tu teléfono para que funcione para ti, no en tu contra

Nuestros teléfonos nos conectan con la gente que amamos, nos ayudan a trabajar sobre la marcha y facilitan las compras en línea. Pero si no se gestiona, el teléfono puede trabajar en tu contra: las notificaciones, las insignias, los banners, los juegos, los buzones de entrada y los medios sociales pueden crear un entorno de interrupción y distracción.

Pero tú puedes cambiar eso. Ese pequeño y asombroso dispositivo nos da acceso a un increíble conjunto de herramientas de organización y productividad: úsalas para organizar tu vida y tu trabajo. Usa tu aplicación de notas para hacer listas de compras. Usa tu aplicación de fotos para organizar álbumes de fotos.

Usa aplicaciones de productividad para organizar el trabajo. Usa la aplicación de calendario para depurar tareas innecesarias, bloquear el tiempo y organizar tu día. Casi todas las actividades de tu vida diaria pueden encontrarse en una aplicación. Como el teléfono va a estar contigo todo el día, de todos modos, haz que funcione a tu favor.

Tratar los correos electrónicos como si fueran citas

El mundo de los negocios funciona por correo electrónico. Aunque la comunicación es genial para los negocios, el correo electrónico puede arruinar tu productividad si no lo dominas. Más allá de la comunicación necesaria (enviar y responder a correos electrónicos importantes que adelantan el trabajo), el correo electrónico puede ser tanto una distracción como una gran herramienta de comunicación.

Aprender cuándo es productivo prestar atención al correo electrónico y cuándo debería ignorarlo es una habilidad necesaria. Es contraproducente revisar tu bandeja de entrada cada cinco minutos. Para defender tu tiempo de correos electrónicos innecesarios, programa tiempo para revisar o responder a los correos electrónicos entrantes. Esto mantiene el trabajo entrante en orden mientras se completan otras tareas.

Para domar el caos, necesitas un proceso continuo para gestionar los correos electrónicos entrantes; priorizar y sopesar el valor de los diferentes mensajes adecuadamente y responderlos en el momento adecuado sin interferir en tu flujo de trabajo.

En Gmail, puedes crear pestañas que indiquen a tus correos electrónicos dónde ir cuando los recibas. Ese pequeño toque de organización podría significar que nunca más tengas que ver un correo electrónico spam, excepto cuando vacíes tu buzón de correo electrónico. Muchos proveedores de correo electrónico tienen esa misma funcionalidad y organización.

Otra forma de organizar tu buzón de correo electrónico es tener varias direcciones de correo electrónico. Las múltiples direcciones de correo electrónico te permitirán tener un correo electrónico para el trabajo, otro para participar en concursos y para inscribirte en concursos gratuitos, y otro para cualquier otra cosa que desees.

Dado que la gente se comunica por correo electrónico cada vez más, puedes ahorrar una increíble cantidad de tiempo con este simple hackeo de organización.
Finalmente, construye respuestas de correo electrónico en esos beneficiosos bloques de tiempo abriendo los correos electrónicos sólo a ciertas horas del día y no permitiendo que te absorba la madriguera del conejo del correo electrónico una y otra vez a diario.

Te sorprendería cuánta organización puedes perder sólo por perder el control de tu tiempo en pequeños lotes.
Las personas altamente organizadas tienen claro lo que hay que hacer, lo que hay que guardar, lo que hay que automatizar o delegar. No complican las cosas porque la confusión genera caos. Si no tienes nada claro, se reflejará en tu ejecución.

Para mantener tu vida organizada, purga las cosas a diario y rutinariamente – organizar no debería ser un evento separado. Debería ser parte de tu día.